Politică privind membrii

Art. 1. Despre Asociație

a) Asociația Română pentru Promovarea Sănătății (ARPS) este o organizație neguvernamentală, independentă, apolitică și nonprofit, înființată în anul 2000, care funcționează în conformitate cu OG nr. 26/2000 privind asociațiile și fundațiile, cu modificările și completările ulterioare, precum și în baza Actului Constitutiv și a Statutului actualizat.

b) ARPS are sediul în București, str. Gheorghe Țițeica nr. 182A, parter, camera 1, sector 2, CIF 13684229, este înființată cu nr. 99/10.01.2001 la Judecătoria Sectorului 1 București, are număr de înregistrare în Ministerul Justiției 1644/A/2000 și este înscrisă în Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor aflat la grefa Judecătoriei Sectorului 2 București cu nr. 16/16.06.2021.

c) Organele ARPS sunt Adunarea Generală și Consiliul Director, potrivit Statutului. Consiliul Director asigură punerea în aplicare a hotărârilor Adunării Generale și poate propune Adunării Generale înscrierea sau revocarea calității de membru, în condițiile Statutului.

Art. 2. Scopul, misiunea și direcțiile de activitate relevante pentru membri

a) Scopul ARPS este de a contribui la îmbunătățirea calității vieții populației și la dezvoltarea unei societăți sănătoase și sustenabile prin activități de cercetare, comunicare, formare, inovare, furnizarea de servicii medicale, sociale, educaționale, culturale, sportive, de protecție a mediului și de sprijin pentru integrare profesională, precum și prin elaborarea de politici publice care promovează bunăstarea individuală și colectivă.

b) Comunitatea de membri activi susține această misiune prin expertiză, experiență profesională, implicare în inițiative și contribuții la proiecte, consultări, cercetări, campanii, intervenții comunitare și activități de politici publice.

c) Politica este construită în corelare cu poziționarea publică a ARPS privind calitatea de membru: o comunitate de persoane și organizații care lucrează pentru sănătate, educație, cercetare, incluziune socială și soluții cu impact real în comunități.

Art. 3. Relația dintre Politică și Statut

a) Prezenta Politică detaliază modul de aplicare operațională a prevederilor statutare referitoare la membrii ARPS, fără a modifica drepturile, obligațiile sau competențele stabilite prin Statut.

b) În cazul oricărei neconcordanțe între prezenta Politică și Statut, prevalează Statutul ARPS și legislația aplicabilă.

c) Prin „membru activ”, prezenta Politică desemnează categoria operațională de membri implicați în activitățile ARPS, corespunzătoare, în principal, categoriei statutare de „membri”, respectiv persoanelor care desfășoară activități cu caracter permanent sau recurent pentru ARPS, fără a dobândi prin aceasta drepturile membrilor asociați, dacă acestea nu sunt acordate potrivit Statutului.

Art. 4. Scopul Politicii

a) Scopul prezentei Politici este de a stabili reguli clare, transparente și unitare privind dobândirea, exercitarea, suspendarea și încetarea calității de membru activ ARPS.

b) Politica urmărește să asigure:

un proces predictibil de aderare și evaluare a cererilor;

relație clară între membrii activi și structurile de conducere ale ARPS;

un cadru etic pentru implicarea membrilor în activități, consultări, proiecte și comunicare publică;

reguli privind taxele, cotizațiile, drepturile, obligațiile și conduita membrilor activi;

protecția reputației, patrimoniului, datelor, informațiilor și intereselor legitime ale ARPS.

Art. 5. Domeniul de aplicare

a) Prezenta Politică se aplică exclusiv membrilor activi ARPS și candidaților care solicită dobândirea calității de membru activ.

b) Politica nu reglementează statutul membrilor asociați/fondatori, al membrilor onorifici, al angajaților, voluntarilor, colaboratorilor contractuali, beneficiarilor, participanților în grupuri-țintă sau partenerilor instituționali, cu excepția situațiilor în care aceștia solicită sau dețin și calitatea de membru activ.

c) Calitatea de membru activ este distinctă de calitatea de angajat, voluntar, expert, consultant, furnizor, beneficiar sau partener contractual. Dobândirea calității de membru activ nu creează, prin ea însăși, un raport de muncă, voluntariat, mandat, reprezentare, prestări servicii ori drept de remunerare.

Art. 6. Principii

a) Calitatea de membru activ ARPS se bazează pe următoarele principii:

aderare voluntară și asumare explicită a Statutului și politicilor ARPS;

implicare activă, responsabilă și orientată către impact public;

integritate, imparțialitate, transparență și evitare a conflictelor de interese;

respectarea demnității persoanei, nediscriminare și egalitate de tratament;

confidențialitate și protecția datelor cu caracter personal;

protecția beneficiarilor, inclusiv respectarea regulilor de safeguarding și PSEA;

separarea clară între calitatea de membru, eventualele raporturi contractuale și reprezentarea publică a ARPS.

Art. 7. Definiții

a) În sensul prezentei Politici:

„membru activ” înseamnă persoana fizică sau, în măsura admisă de Statut și de hotărârile Adunării Generale, persoana juridică admisă de ARPS pentru a contribui la activitățile, proiectele, consultările, campaniile, cercetările sau inițiativele organizației;

„candidat” înseamnă persoana sau organizația care a transmis o cerere de aderare ca membru activ, dar pentru care procedura de admitere nu a fost finalizată;

„organizație membră activă” înseamnă o persoană juridică admisă ca membru activ, care exercită drepturile și obligațiile printr-un reprezentant desemnat în scris;

„taxă de aderare” sau „taxă de înscriere” înseamnă contribuția unică datorată la admiterea ca membru activ;

„cotizație anuală” înseamnă contribuția datorată anual pentru menținerea calității de membru activ;

„Registrul membrilor activi” înseamnă evidența internă ținută de ARPS cu privire la membrii activi, statutul acestora, datele de contact, perioada de membru și situația cotizațiilor.

Art. 8. Cine poate deveni membru activ

a) Pot solicita calitatea de membru activ persoanele fizice și, în măsura admisă de Statut și de hotărârile organelor statutare competente, persoanele juridice care împărtășesc valorile ARPS și pot contribui la misiunea organizației.

b) Sunt avute în vedere în special persoane și organizații cu experiență, interes sau expertiză în domenii precum sănătate publică, sisteme de sănătate, servicii medicale și sociale, educație, cercetare, incluziune socială, migrație, protecția persoanelor vulnerabile, politici publice, formare profesională, comunicare, mediu, transformare digitală, inovare, drepturile omului, guvernanță și integritate.

c) Calitatea de membru activ nu este condiționată de apartenența politică, religie, sex, vârstă, origine etnică, dizabilitate, orientare sexuală, opinie, statut social sau orice alt criteriu protejat de lege. ARPS poate însă evalua compatibilitatea valorilor, conduitei și intereselor candidatului cu scopul, misiunea, reputația și standardele organizației.

Art. 9. Condiții generale de eligibilitate

a) Pentru admiterea ca membru activ, candidatul trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:

să fie de acord cu scopul, misiunea, valorile și Statutul ARPS;

să își asume prezenta Politică și politicile interne relevante ale ARPS;

să poată contribui, prin expertiză, experiență, resurse, timp, rețele profesionale sau implicare, la activitățile și obiectivele ARPS;

să nu se afle într-o situație de incompatibilitate, conflict de interese nedeclarat sau risc reputațional major pentru ARPS;

să completeze cererea de aderare și declarațiile solicitate de ARPS;

să achite taxa de aderare și cotizația anuală, în condițiile prezentei Politici, după aprobarea admiterii.

b) Pentru persoanele juridice, cererea de aderare va fi semnată de reprezentantul legal sau de o persoană împuternicită, iar organizația va desemna un reprezentant principal în relația cu ARPS.

Art. 10. Situații care pot justifica respingerea sau amânarea unei cereri

a) ARPS poate respinge sau amâna o cerere de aderare dacă există indicii rezonabile privind:

incompatibilitate între activitatea, conduita sau poziționarea publică a candidatului și misiunea ARPS;

conflicte de interese nedeclarate sau imposibil de gestionat rezonabil;

utilizarea potențială a calității de membru în scop comercial, politic, personal sau reputațional nealiniat cu interesele ARPS;

antecedente de conduită incompatibilă cu standardele de integritate, protecția beneficiarilor, nediscriminare, confidențialitate sau respect profesional;

riscuri de dublă reprezentare, influență necorespunzătoare, capturare organizațională sau utilizare a resurselor ARPS în interes privat;

lipsa documentelor solicitate sau refuzul de a semna declarațiile necesare.

b) Respingerea unei cereri nu obligă ARPS să accepte o nouă cerere ulterioară, dar candidatul poate reveni cu o solicitare actualizată dacă motivele respingerii sau amânării nu mai subzistă.

Art. 11. Etapele procedurii de admitere

a) Procedura de admitere ca membru activ include, de regulă, următoarele etape:

contactarea ARPS sau transmiterea unei solicitări la adresa dedicată calității de membru, inclusiv membership@arps.ro, după caz;

completarea cererii de aderare și transmiterea documentelor minime necesare;

analiza preliminară a cererii de către persoana sau structura desemnată de ARPS;

verificarea compatibilității cu scopul, misiunea și politicile ARPS;

solicitarea de clarificări, interviu sau discuție exploratorie, dacă este cazul;

formularea unei propuneri către Consiliul Director sau de către Consiliul Director, potrivit Statutului;

aprobarea admiterii de către Adunarea Generală, conform Statutului;

achitarea taxei de aderare și, după caz, a cotizației anuale;

înscrierea în Registrul membrilor activi și comunicarea deciziei către noul membru.

b) Calitatea de membru se dobândește în condițiile Statutului, la propunerea Consiliului Director și cu aprobarea Adunării Generale. Exercitarea operațională a drepturilor de membru activ poate fi condiționată de finalizarea documentelor și de achitarea contribuțiilor aplicabile.

Art. 12. Documente necesare

a) Pentru persoanele fizice, ARPS poate solicita:

cerere de aderare completată;

scurt profil profesional, CV sau descriere a experienței relevante;

date de contact și date minime de identificare necesare evidenței interne;

declarație de asumare a Statutului, Politicii privind membrii activi, Codului de etică, Politicii privind conflictele de interese, Politicii de confidențialitate și politicilor de protecție a beneficiarilor;

declarație privind eventuale conflicte de interese, incompatibilități sau interese externe relevante.

b) Pentru persoanele juridice, ARPS poate solicita:

cerere de aderare semnată de reprezentantul legal sau de persoana împuternicită;

date de identificare ale organizației;

document de desemnare a reprezentantului în relația cu ARPS;

scurtă descriere a misiunii, domeniilor de activitate și experienței relevante;

declarații privind integritatea, conflictul de interese și acceptarea politicilor ARPS.

c) ARPS va limita datele solicitate la cele necesare pentru evaluarea cererii, evidența membrilor, îndeplinirea obligațiilor statutare, fiscale, contabile sau de conformitate și gestionarea relației cu membrii.

Art. 13. Aprobarea, amânarea sau respingerea cererii

a) Consiliul Director poate propune Adunării Generale aprobarea admiterii, amânarea soluționării cererii, solicitarea de informații suplimentare sau respingerea cererii.

b) Adunarea Generală decide asupra acordării calității de membru, conform Statutului.

c) ARPS poate comunica solicitantului rezultatul procedurii într-o formă sintetică. ARPS nu are obligația de a publica motivele respingerii sau amânării unei cereri, în special atunci când acestea privesc informații interne, riscuri de conformitate, date personale, interese legitime ale organizației sau informații confidențiale.

Art. 14. Drepturi statutare și operaționale

a) Membrii activi beneficiază de drepturile prevăzute în Statut pentru categoria statutară corespunzătoare, în principal:

fac parte din Adunarea Generală, potrivit Statutului;

au drept de vot consultativ în Adunarea Generală, în măsura prevăzută de Statut pentru categoria de membru aplicabilă;

pot fi aleși în organele de conducere ale asociației, dacă îndeplinesc condițiile statutare și legale aplicabile;

își pot exprima liber opiniile, cu respectarea conduitei profesionale și a intereselor ARPS;

pot reprezenta ARPS numai în condițiile delegării exprese de către Consiliul Director;

pot fi recompensați pentru activitatea desfășurată, în condițiile legii, ale Statutului, ale bugetului aprobat și ale politicilor ARPS.

b) În plan operațional, membrii activi pot avea acces, în funcție de domeniul de expertiză și disponibilitate, la:

comunitate profesională activă și interdisciplinară;

oportunități de schimb de experiență, învățare aplicată și networking;

consultări, grupuri de lucru, evenimente, campanii, cercetări și inițiative publice;

invitații de implicare în proiecte, în limitele resurselor disponibile și cu respectarea regulilor de eligibilitate, conflict de interese, achiziții și contractare;

posibilitatea de a contribui la dezvoltarea unor poziții, analize, propuneri sau intervenții ARPS.

Art. 15. Limitări ale calității de membru activ

a) Calitatea de membru activ nu conferă automat:

drept de vot deliberativ, dacă Statutul nu îl acordă expres categoriei respective;

dreptul de a reprezenta ARPS în fața terților, autorităților, finanțatorilor, beneficiarilor, partenerilor sau mass-media;

dreptul de a utiliza numele, sigla, resursele, bazele de date sau documentele ARPS în scop personal ori pentru terți;

dreptul de a beneficia de contracte, plăți, achiziții, granturi, proiecte sau angajare în cadrul ARPS;

dreptul de acces la informații confidențiale, baze de date, documente interne sau date cu caracter personal, în lipsa unei nevoi legitime și a aprobărilor aplicabile;

dreptul de a formula poziții publice în numele ARPS fără mandat scris.

b) Orice implicare remunerată, contractuală sau profesională a unui membru activ în proiecte ARPS se aprobă distinct și se derulează cu respectarea politicilor privind conflictul de interese, achizițiile, confidențialitatea, protecția datelor, integritatea și regulile finanțatorilor.

Art. 16. Obligații generale

a) Membrii activi au următoarele obligații:

să respecte Statutul ARPS, hotărârile Adunării Generale și deciziile Consiliului Director;

să respecte prezenta Politică și celelalte politici interne relevante comunicate de ARPS;

să se implice în activitățile ARPS într-o manieră responsabilă, proporțional cu disponibilitatea, competențele și rolul asumat;

să protejeze imaginea, reputația, patrimoniul și interesele legitime ale ARPS;

să nu utilizeze calitatea de membru pentru avantaje personale necuvenite, activități comerciale neautorizate, promovare politică sau influențarea necorespunzătoare a deciziilor ARPS;

să respecte regulile privind conflictul de interese și să declare prompt orice situație reală, potențială sau aparentă de conflict;

să păstreze confidențialitatea informațiilor și documentelor la care au acces;

să respecte regulile privind protecția datelor cu caracter personal, securitatea informațiilor, safeguarding, PSEA, nediscriminarea și conduita profesională;

să achite taxa de aderare și cotizația anuală, potrivit prezentei Politici și hotărârilor organelor statutare competente;

să comunice ARPS modificările relevante privind datele de contact, reprezentarea, statutul juridic, conflictele de interese sau alte elemente relevante pentru calitatea de membru.

Art. 17. Obligații de conduită și integritate

a) Membrii activi trebuie să manifeste respect, profesionalism, bună-credință și colaborare în relația cu echipa ARPS, ceilalți membri, beneficiarii, voluntarii, colaboratorii, partenerii și instituțiile publice sau private cu care ARPS interacționează.

b) Sunt interzise comportamentele de hărțuire, bullying, intimidare, discriminare, abuz, exploatare, folosire necorespunzătoare a poziției de membru, solicitarea de foloase necuvenite, presiunea asupra personalului sau beneficiarilor ARPS și orice conduită care poate prejudicia reputația sau siguranța activităților ARPS.

c) Membrii activi au obligația să raporteze cu bună-credință neregulile grave, suspiciunile de fraudă, corupție, abuz, exploatare, conflict de interese, încălcări de date sau alte situații care pot afecta ARPS ori beneficiarii săi, folosind canalele interne comunicate.

Art. 18. Obligații pentru organizațiile membre active

a) Organizațiile membre active au obligația de a desemna un reprezentant principal și, dacă este cazul, un reprezentant supleant pentru relația cu ARPS.

b) Organizația membră activă răspunde de comunicarea promptă a oricărei modificări privind reprezentantul, datele de identificare, statutul juridic, incompatibilitățile sau situațiile relevante pentru calitatea de membru.

c) Reprezentantul organizației membre active trebuie să respecte aceleași reguli de conduită, confidențialitate, integritate și evitare a conflictelor de interese ca un membru activ persoană fizică.

Art. 19. Principii privind contribuțiile financiare ale membrilor activi

a) Contribuțiile financiare ale membrilor activi susțin misiunea, activitățile, dezvoltarea instituțională și sustenabilitatea ARPS.

b) Taxa de aderare și cotizația anuală nu reprezintă contravaloarea unor servicii individualizate furnizate membrului și nu conferă drepturi patrimoniale asupra ARPS, patrimoniului, proiectelor, finanțărilor, rezultatelor, mărcilor, bazelor de date sau altor active ale organizației.

c) Nivelul taxei de aderare și al cotizației anuale se stabilește și se modifică de Adunarea Generală, conform Statutului. Prezenta Politică operaționalizează nivelurile stabilite sau propuse spre aprobare de organele statutare competente.

Art. 20. Nivelul taxei de aderare și al cotizației anuale

a) Nivelul taxei de aderare și al cotizației anuale se stabilește diferențiat, în funcție de calitatea solicitantului, respectiv persoană fizică sau persoană juridică, după cum urmează:

b) Prin persoană fizică membru activ se înțelege persoana admisă de ARPS în nume propriu, care contribuie la activitățile, proiectele, consultările, cercetările, campaniile sau inițiativele organizației prin expertiză, experiență profesională, implicare, timp, rețele profesionale sau alte contribuții compatibile cu misiunea ARPS.

c) Prin persoană juridică / organizație membră activă se înțelege organizația, instituția, asociația, fundația, societatea profesională, entitatea academică, entitatea privată sau altă persoană juridică admisă ca membru activ, în măsura permisă de Statut și de hotărârile organelor statutare competente, care își exercită drepturile și obligațiile printr-un reprezentant desemnat în scris.

d) Sumele exprimate în EUR se achită în lei, la echivalentul calculat potrivit cursului BNR aplicabil la data emiterii solicitării de plată, facturii, notei de plată sau altui document justificativ emis de ARPS, cu excepția situațiilor în care legislația și procedurile financiare permit plata directă în EUR.

e) Costurile bancare, comisioanele de transfer sau diferențele generate de plăți internaționale sunt suportate de plătitor, cu excepția cazului în care ARPS decide altfel.

f) Taxa de aderare și cotizația anuală reprezintă contribuții de membru destinate susținerii misiunii, activităților, dezvoltării instituționale și sustenabilității ARPS. Aceste contribuții nu reprezintă contravaloarea unor servicii individualizate furnizate membrului și nu conferă drepturi patrimoniale asupra patrimoniului, proiectelor, finanțărilor, rezultatelor, mărcilor, bazelor de date, aplicațiilor, materialelor sau altor active ale ARPS.

g) Pentru anul admiterii, ARPS poate decide dacă se achită cotizația anuală integral, proporțional cu perioada rămasă până la sfârșitul anului calendaristic sau dacă aceasta este inclusă în procedura de aderare. Această decizie se aplică nediscriminatoriu membrilor aflați în situații similare.

h) Înregistrarea în evidența membrilor activi se realizează după aprobarea admiterii de către organul statutar competent și după îndeplinirea condițiilor administrative și financiare aplicabile.

i) Pentru persoane fizice sau juridice cu o contribuție strategică deosebită, pentru organizații mici, grupuri profesionale cu resurse limitate, experți relevanți pentru misiunea ARPS sau parteneri instituționali cu valoare strategică, ARPS poate aproba, în condițiile Art. 21, reduceri, scutiri, eșalonări sau alte modalități de plată, fără ca acestea să creeze un drept automat pentru alți membri sau candidați.

j) Pentru parteneriate instituționale, membri susținători, colaborări strategice sau forme de sprijin care depășesc cadrul obișnuit al calității de membru activ, contribuțiile financiare pot fi stabilite distinct, prin hotărâre internă, contract, acord de parteneriat, sponsorizare sau alt instrument juridic adecvat, fără a modifica regimul general al membrilor activi prevăzut în prezenta Politică.

k) Nivelul taxei de aderare și al cotizației anuale poate fi modificat numai prin hotărârea organului statutar competent, conform Statutului ARPS și prevederilor prezentei Politici.

Art. 21. Reduceri, scutiri și eșalonări

a) Pentru a evita excluderea unor profesioniști, experți, organizații mici sau persoane cu contribuție strategică relevantă, Consiliul Director poate propune sau aproba, în limitele competențelor stabilite de Adunarea Generală, reducerea, scutirea ori eșalonarea taxei de aderare sau a cotizației anuale.

b) Reducerea, scutirea sau eșalonarea se acordă numai motivat, pe baza unor criterii transparente, precum relevanța expertizei, contribuția la misiunea ARPS, situația financiară, apartenența la o categorie profesională/organizațională cu resurse limitate, contribuția non-financiară substanțială sau interesul strategic al organizației.

c) Acordarea unei scutiri sau reduceri nu creează un drept permanent și poate fi revizuită anual.

Art. 22. Neplata contribuțiilor

a) Neplata taxei de aderare în termenul comunicat de ARPS poate conduce la neactivarea operațională a calității de membru activ sau la amânarea înscrierii în Registrul membrilor activi.

b) Neplata cotizației anuale poate conduce, după notificare, la suspendarea calității de membru activ și, ulterior, la propunerea de excludere, în condițiile Statutului și ale prezentei Politici.

c) ARPS poate transmite notificări de plată și reamintiri prin e-mail. Dacă membrul activ nu achită cotizația în termen de 60 de zile de la scadență, Consiliul Director poate dispune suspendarea temporară a drepturilor operaționale. Dacă neplata continuă peste 90 de zile de la scadență, Consiliul Director poate propune Adunării Generale încetarea calității de membru.

Art. 23. Forme de implicare

a) Membrii activi pot fi implicați, în funcție de expertiză, disponibilitate, proiecte și nevoile organizației, în:

consultări tematice, grupuri de lucru, comunități de practică și dezbateri;

cercetări, analize, colectare de date, validare de instrumente sau contribuții tehnice;

campanii de informare, educare, comunicare și advocacy;

activități comunitare, evenimente, sesiuni de formare, mentorat sau schimb de experiență;

identificarea de nevoi, priorități, parteneriate sau oportunități de finanțare;

elaborarea de recomandări, poziții, materiale sau propuneri în domeniile de activitate ale ARPS.

b) Implicarea membrilor activi se realizează în baza invitațiilor, planurilor de lucru, proiectelor, competențelor și resurselor disponibile, fără a crea o obligație automată a ARPS de a include fiecare membru în toate activitățile sau proiectele.

Art. 24. Implicare voluntară, contractuală sau remunerată

a) Implicarea membrilor activi poate fi voluntară sau, după caz, contractuală/remunerată, dacă există o nevoie justificată, buget disponibil, procedură aplicabilă și aprobare conformă cu politicile ARPS.

b) În cazul oricărei implicări remunerate, calitatea de membru activ nu poate fi folosită pentru a eluda regulile privind achizițiile, selecția experților, conflictul de interese, eligibilitatea cheltuielilor, transparența, raportarea și regulile finanțatorilor.

c) Membrii activi care participă la proceduri de selecție, achiziție, recrutare sau evaluare organizate de ARPS trebuie să declare calitatea de membru și orice alt interes relevant.

Art. 25. Reprezentarea ARPS

a) Membrii activi pot reprezenta ARPS numai dacă primesc o delegare expresă, scrisă, din partea Consiliului Director sau a persoanei împuternicite de acesta.

b) Reprezentarea poate fi limitată ca durată, temă, instituție, eveniment, proiect sau mandat. Membrul activ nu poate depăși limitele mandatului primit și nu poate angaja juridic, financiar sau reputațional ARPS fără aprobare.

c) Orice comunicare publică în numele ARPS, inclusiv în mass-media, social media, evenimente, conferințe, consultări publice sau corespondență instituțională, se realizează numai cu aprobarea prealabilă a ARPS.

Art. 26. Confidențialitate

a) Membrii activi au obligația de a păstra confidențialitatea informațiilor nepublice la care au acces în cadrul ARPS, inclusiv informații despre proiecte, beneficiari, personal, parteneri, finanțatori, bugete, oferte, proceduri, date personale, cercetări nepublicate, strategii, aplicații, cod, date tehnice sau documente interne.

b) Informațiile primite de la ARPS pot fi folosite exclusiv în scopul pentru care au fost comunicate și nu pot fi transmise terților fără acordul scris al ARPS.

c) Obligația de confidențialitate continuă și după încetarea calității de membru activ, atât timp cât informațiile nu au devenit publice în mod legitim sau cât ARPS are un interes legitim ori o obligație legală/contractuală de protejare a acestora.

Art. 27. Protecția datelor cu caracter personal

a) ARPS prelucrează datele membrilor activi și ale candidaților în scopul gestionării calității de membru, comunicării interne, ținerii evidențelor, îndeplinirii obligațiilor statutare, contabile, fiscale și legale, precum și pentru apărarea drepturilor și intereselor legitime ale organizației.

b) Membrii activi care au acces la date cu caracter personal în cadrul activităților ARPS au obligația de a prelucra aceste date numai pe baza instrucțiunilor ARPS, numai în scopul aprobat și cu respectarea politicilor interne de protecție a datelor.

c) Publicarea numelui, fotografiei, organizației, funcției, profilului profesional sau altor informații despre un membru activ pe website-ul ARPS, în materiale publice sau în rapoarte se realizează potrivit regulilor de informare și consimțământ/temei legal aplicabile.

Art. 28. Conflict de interese

a) Membrii activi trebuie să declare orice interes personal, profesional, financiar, instituțional, familial sau de altă natură care poate influența sau poate fi perceput ca influențând obiectivitatea implicării lor în activitățile ARPS.

b) În cazul unui conflict de interese real, potențial sau aparent, membrul activ are obligația să informeze ARPS și să se abțină de la participarea la deliberare, evaluare, decizie, selecție, recomandare sau reprezentare, până la clarificarea situației.

c) Regula privind abținerea se aplică inclusiv situațiilor în care interesul aparține soțului/soției, partenerului, ascendenților, descendenților, rudelor în linie colaterală sau afinilor până la gradul al IV-lea inclusiv, precum și organizațiilor sau entităților în care aceste persoane au interese relevante.

Art. 29. Safeguarding, PSEA și protecția beneficiarilor

a) Membrii activi care participă la activități cu beneficiari, copii, tineri, persoane vulnerabile, pacienți, refugiați, persoane afectate de violență, persoane cu dizabilități sau alte categorii aflate în situații de vulnerabilitate trebuie să respecte politicile ARPS de safeguarding, protecția copilului, PSEA, nediscriminare, conduită etică și raportare a incidentelor.

b) Orice suspiciune de abuz, exploatare, hărțuire, violență, neglijență, comportament necorespunzător sau încălcare a siguranței beneficiarilor se raportează fără întârziere prin canalele interne desemnate.

Art. 30. Menținerea calității de membru activ

a) Calitatea de membru activ se menține prin respectarea Statutului, a prezentei Politici, a politicilor interne relevante și prin achitarea contribuțiilor aplicabile.

b) ARPS poate solicita anual membrilor activi actualizarea datelor de contact, a declarațiilor privind conflictul de interese, a reprezentantului desemnat, a domeniilor de expertiză și a disponibilității de implicare.

c) Lipsa unei implicări active pe o perioadă îndelungată nu conduce automat la pierderea calității de membru, dar poate justifica o discuție de clarificare, suspendare voluntară, trecere într-un statut inactiv operațional sau încetarea calității de membru, în condițiile Statutului.

Art. 31. Sancțiuni statutare

a) Pentru neîndeplinirea obligațiilor statutare sau încălcarea prezentei Politici, pot fi aplicate sancțiunile prevăzute de Statut:

atenționare scrisă;

suspendare pe o perioadă cuprinsă între o lună și trei luni;

excludere definitivă, aprobată de Adunarea Generală la propunerea Consiliului Director.

b) Sancțiunea se stabilește în funcție de gravitatea faptei, consecințe, repetabilitate, atitudinea membrului activ, existența unei culpe, impactul asupra ARPS sau asupra beneficiarilor și posibilitatea de remediere.

Art. 32. Suspendarea calității de membru activ

a) Suspendarea poate fi dispusă sau propusă, după caz, pentru:

neplata cotizației anuale după notificare;

încălcarea obligațiilor de conduită, confidențialitate, integritate, conflict de interese sau protecția datelor;

investigarea unei situații care poate afecta reputația, siguranța beneficiarilor, integritatea sau interesele ARPS;

solicitarea voluntară a membrului activ, pentru motive personale, profesionale sau instituționale;

alte situații prevăzute de Statut, hotărârile ARPS sau legislația aplicabilă.

b) Pe durata suspendării, membrul activ nu poate reprezenta ARPS, nu poate participa la decizii, consultări interne sensibile, grupuri de lucru restrânse sau activități care presupun acces la informații confidențiale, cu excepția cazului în care ARPS decide altfel în scris.

Art. 33. Renunțarea la calitatea de membru activ

a) Membrul activ poate renunța la calitatea de membru prin notificare scrisă transmisă Consiliului Director cu cel puțin 15 zile înainte de data retragerii, conform Statutului.

b) Retragerea nu stinge obligațiile scadente până la data încetării calității de membru și nu afectează obligațiile de confidențialitate, protecția datelor, restituire a documentelor/activelor, evitare a utilizării neautorizate a numelui ARPS ori alte obligații care, prin natura lor, continuă după încetarea calității de membru.

c) Taxa de aderare și cotizația anuală achitate nu se restituie în cazul retragerii, cu excepția situațiilor aprobate expres de ARPS sau a erorilor materiale de plată.

Art. 34. Excluderea

a) Excluderea definitivă poate fi propusă de Consiliul Director și aprobată de Adunarea Generală în situații precum:

încălcarea gravă sau repetată a Statutului, a prezentei Politici sau a altor politici interne;

prejudicierea imaginii, reputației, patrimoniului sau intereselor ARPS;

divulgarea neautorizată de informații confidențiale sau date cu caracter personal;

folosirea calității de membru în scopuri personale, comerciale, politice sau contrare intereselor ARPS;

nerespectarea regulilor privind conflictul de interese, integritatea, safeguarding, PSEA sau protecția beneficiarilor;

neplata contribuțiilor aplicabile după notificare și suspendare;

orice altă situație care face incompatibilă menținerea calității de membru activ.

b) Înainte de formularea propunerii de excludere, membrului activ i se poate acorda posibilitatea de a transmite un punct de vedere, cu excepția situațiilor urgente sau a cazurilor în care acest lucru ar afecta o investigație, siguranța persoanelor, protecția datelor sau interesele legitime ale ARPS.

c) Hotărârea Adunării Generală privind excluderea se consemnează în documentele interne și se comunică membrului activ, cu actualizarea Registrului membrilor activi.

Art. 35. Registrul membrilor activi

a) ARPS ține și actualizează Registrul membrilor activi, ca evidență internă distinctă sau parte a registrului general al membrilor, potrivit Statutului.

b) Registrul poate include, după caz: nume/denumire, date de contact, domenii de expertiză, data cererii, data aprobării, reprezentant desemnat, statusul calității de membru, situația cotizațiilor, declarațiile aplicabile, istoricul suspendărilor/încetării și alte informații necesare pentru gestionarea relației de membru.

c) Accesul la Registru este limitat la persoanele autorizate de ARPS și se realizează cu respectarea regulilor privind protecția datelor, confidențialitatea și securitatea informațiilor.

Art. 36. Comunicarea publică privind membrii activi

a) ARPS poate publica pe website sau în materiale de comunicare informații generale privind comunitatea membrilor activi, domeniile de expertiză, exemple de implicare și, cu respectarea regulilor de protecție a datelor, profiluri de membri sau organizații membre.

b) Publicarea numelui, fotografiei, organizației, funcției, logo-ului sau a unei descrieri individuale se face cu informarea persoanei vizate și, acolo unde este necesar, cu acordul acesteia ori al organizației reprezentate.

c) Membrii activi nu pot utiliza numele, sigla, marca, materialele sau calitatea de membru ARPS în comunicări comerciale, campanii, website-uri, oferte, proiecte, propuneri de finanțare sau alte materiale publice fără aprobarea prealabilă a ARPS.

Art. 37. Corelarea cu alte politici ARPS

a) Prezenta Politică se aplică împreună cu Statutul ARPS, Codul de etică și conduită, Politica privind prevenirea și gestionarea conflictelor de interese, Politica de confidențialitate internă, politicile de protecție a datelor, politicile antifraudă și anticorupție, procedurile PSEA/safeguarding, Regulamentul de Ordine Interioară, politicile de achiziții și orice alte proceduri relevante.

b) În cazul în care aceeași situație este reglementată de mai multe politici, se aplică standardul mai strict, fără a limita dispozițiile imperative ale legii sau ale Statutului.

Art. 38. Revizuire

a) Prezenta Politică se revizuiește periodic și ori de câte ori intervin modificări ale Statutului, ale legislației aplicabile, ale structurii de guvernanță, ale nivelului contribuțiilor sau ale modelului de implicare a membrilor activi.

b) Modificările privind nivelul taxei de aderare și al cotizației anuale se aprobă de Adunarea Generală, conform Statutului.

Art. 39. Intrare în vigoare

a) Prezenta Politică intră în vigoare la data aprobării de către organul statutar competent al ARPS.

b) De la data intrării în vigoare, Politica se aplică tuturor cererilor noi de aderare ca membru activ și, în măsura compatibilității, membrilor activi existenți, după informare și actualizarea documentelor aplicabile.

Către: Asociația Română pentru Promovarea Sănătății – ARPS

Subsemnatul/Subsemnata / Organizația: _______________________________________

Date de identificare / CUI / instituție / profesie: _______________________________________

Adresă / sediu: _______________________________________

E-mail: _______________________________________ Telefon: __________________________________

Reprezentant desemnat pentru persoană juridică, dacă este cazul: ______________________________

Solicit dobândirea calității de membru activ al Asociației Române pentru Promovarea Sănătății – ARPS.

Domenii de expertiză / interes:

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Motivația aderării și modul în care pot contribui la activitățile ARPS:

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Declar că am luat la cunoștință că dobândirea calității de membru activ se realizează potrivit Statutului ARPS, la propunerea Consiliului Director și cu aprobarea Adunării Generale, iar exercitarea operațională a acestei calități poate fi condiționată de completarea documentelor și achitarea contribuțiilor aplicabile.

Declar că informațiile furnizate sunt reale și complete și mă oblig să comunic ARPS orice modificare relevantă.

Nume și prenume / denumire: _______________________________________

Semnătură_______________________________________

Data: _______________________________________

Subsemnatul/Subsemnata, ______________________________________________________________, în calitate de candidat/membru activ ARPS sau reprezentant desemnat al organizației ______________________________________________________________________, declar următoarele:

Am luat la cunoștință prevederile Statutului ARPS și ale Politicii privind membrii activi ai ARPS și mă angajez să le respect.

Împărtășesc scopul, misiunea și valorile ARPS și îmi asum o conduită profesională, etică, nediscriminatorie și responsabilă.

Înțeleg că membrii activi au drept de vot consultativ, în condițiile Statutului, și că nu pot reprezenta ARPS fără delegare scrisă expresă.

Mă angajez să păstrez confidențialitatea informațiilor și documentelor la care am acces în cadrul ARPS.

Mă angajez să respect regulile privind protecția datelor cu caracter personal, conflictul de interese, safeguarding, PSEA, anticorupția, antifrauda și integritatea.

Mă angajez să declar imediat orice conflict de interese real, potențial sau aparent și să mă abțin de la participarea la orice proces în care obiectivitatea mea ar putea fi afectată.

Înțeleg că taxa de aderare și cotizația anuală sunt contribuții de membru, nu contraprestații pentru servicii individuale și nu conferă drepturi patrimoniale asupra ARPS.

Înțeleg că nerespectarea Statutului, a prezentei Politici sau a politicilor ARPS poate atrage atenționarea scrisă, suspendarea sau excluderea, în condițiile Statutului.

Situații de conflict de interese, incompatibilități sau interese externe relevante, dacă există:

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Această fișă este destinată uzului intern ARPS

Observații suplimentare:

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Persoană responsabilă evaluare: _______________________________________

Data: _______________________________________

Decizie Consiliul Director / Adunarea Generală: _______________________________________